Teleprezencja

Korzystają z nich firmy ceniące sobie niezależność i swobodę działania. Na popularność usługi wpływa także fakt, że telekonferencje idealnie wpisują się w strategie oszczędnościowe wdrażane w ostatnim czasie przez wiele przedsiębiorstw.

Jest to rozwiązanie funkcjonalne, wygodne i tanie. Pozwala na zorganizowanie grupowej rozmowy, wielostronnych konsultacji,  szkoleń, bądź sesji eksperckich.

Dla organizacji posiadających wielooddziałowe struktury, dla firm prowadzących działalność na arenie międzynarodowej szybka, bezpieczna i sprawna komunikacja przy efektywności kosztowej to istotne czynniki rozwoju i konkurencyjności.

Obecnie biznes wymaga mobilności i szybkiego podejmowania decyzji, dlatego tak istotna jest komunikacja wewnątrz organizacji, jednak regularne grupowe spotkania bezpośrednie są często niewykonalne w żądanym momencie, bądź kosztowne (koszt biletów lotniczych, noclegu etc).

Rozwiązania telekonferencyjne to:

• ograniczenie kosztów związanych z podróżami służbowymi: transport, noclegi, diety, ubezpieczenia

• Oszczędność czasu – na dojazd/przelot, zorganizowanie podróży (zakup biletów, rezerwacja noclegu itp.), przygotowanie do niej i oczekiwanie na samo spotkanie, gdyż przy dłuższej podróży nie ma możliwości dotarcia dokładnie w momencie rozpoczęcia spotkania. Ogranicza tym samym ilość nieproduktywnie spędzanego czasu podczas podróży.

• większa elastyczność i lepsze efekty współpracy. Tradycyjne spotkanie planuje się wyprzedzeniem, aby pracownicy zdążyli dobrzeć na miejsce, natomiast telekonferencję można ad hoc, gdy tylko nie koliduje z innymi wydarzeniami. Jest to świetne rozwiązanie, gdy trzeba omówić jakiś problem czy pomysł w grupie szybko, bez zbędnej zwłoki.

Na naszym rynku działają firmy, które zapewniają szerokie spojrzenie na tematykę usług telekonferencyjnych. Wśród wielu rozwiązań, które znajdują się w ich ofercie, są m. in takie, w których rozmowa odbywa się przy wykorzystaniu telefonu i może być realizowana, gdy nie mamy dostępu do Internetu, a jedynie klawiatura telefonu stanowi menu, za pomocą którego uczestnik telekonferencji ma dostęp do wielu funkcji (nagrywanie, wyciszanie, kontakt z pomocą techniczną i inne). Są również rozmowy wideo, głosowanie, oglądanie prezentacji PowerPoint i przesyłanie plików, a także tablice, czat i zdalne udostępnianie pulpitu. Całe telespotkanie dostępne jest z poziomu strony internetowej i mogą podłączyć się do niego użytkownicy telefonów stacjonarnych i komórkowych, a także komunikatorów internetowych umożliwiających połączenia VoIP (np. Skype).

Wiele różnych pakietów usług telekonferencyjnych na polski rynek wprowadza na przykład Tandberg (www.tandberg.com.pl). W skład ich oferty wchodzą oczywiście terminale wideokonferencyjne, ale także cała gama urządzeń sieciowych czy oprogramowanie do zarządzania infrastrukturą i planowania konferencji.

Większe organizaje mogą skorzystać z usług GTS Poland (www.gts.pl) - producenta skupiającego się na łączności wewnątrz firm o rozległej strukturze lub wielu oddziałach.

Podczas zdalnych spotkań firmowych nie powinniśmy pozwolić sobie na ryzyko utraty łączności. W sytuacji, gdy umawiamy w czasie pracy co najmniej kilka osób i dyskusja nie dochodzi do skutku ze względu na braki łączności mamy do czynienia ze stratami, którymi są marnowany czas pracy i niszczony profesjonalny wizerunek firmy. Przy telekonferencjach firmowych istotne znaczenie ma możliwość łatwej, sprawnej ich organizacji i realizacji (czyli np. automatycznej wysyłki zaproszeń i później przypomnień, wysyłki agend, automatycznego wydzwaniania i sprawdzenia listy obecności, autoryzacji po numerze telefonu, prezentacji materiałów czy wyciszania całej grupy uczestników). Także bezpieczeństwo jest kwestią kluczową. Dotyczy dwóch obszarów – pewności, że z zewnątrz do firmowej sieci nie przenikną zagrożenia oraz tego, że osoby postronne, bądź konkurencja nie poznają treści prowadzonych rozmów.

Warto zastanowić się nad tymi kwestiami szukając optymalnego rozwiązania telekonferencyjnego dla swojej firmy. Musimy odpowiedzieć sobie na pytania, które czynniki są dla nas kluczowe, a które mają znaczenie drugorzędne:

• niezawodność – jak ważne jest dla nas, aby telekonferencja odbyła się bez zakłóceń o wyznaczonym czasie – czy dostawca usługi gwarantuje niezawodność niezawodność? Czy w razie wystąpienia problemów oferuje natychmiastowe wsparcie techniczne?

• jakość dźwięku – czy zależy nam na gwarantowanej jakości dźwięku dzięki wykorzystaniu komutowanej sieci telefoniczne,j czy raczej akceptujemy przerwy w słyszalności i zakłócenia, jakie niesie transfer dźwięku oparty na internetowej technologii VoIP.

• funkcjonalność – czy możliwość korzystania z różnorakich udogodnień jak udostępnianie planu spotkania, przedstawianie dokumentów i prezentacji, nagrywania spotkania, automatyczne wydzwonienie uczestników, wyciszanie lub udzielanie głosu, blokowanie uczestników, itd. ma dla nas znaczenie.

• dostępność – czy istotna jest możliwość organizacji telekonferencji w dowolnej chwili, także wtedy, gdy niektórzy uczestnicy nie mają dostępu do Internetu.

• bezpieczeństwo – czy przywiązujemy wagę do tego, by rozmów nie mogła słyszeć niepowołana osoba? Jeśli spotkanie jest nagrywane – czy dostajemy gwarancję, że nikt spoza naszej firmy nie będzie miał dostępu do nagrań? Czy wykorzystywane oprogramowanie jest bezpieczne dla wewnętrznej sieci firmowej.

• komunikacja międzynarodowa – czy będziemy prowadzić rozmowy także z osobami przebywającymi za granicą? W takim przypadku ważne jest udostępnianie w narzędziu tanich międzynarodowych numerów dostępowych.

Możemy więc otrzymać usługę skrojoną na nasze potrzeby i oczekiwania, a polskie firmy i instytucje chętnie korzystają z innowacyjnych narzędzi pozwalających im być konkurencyjnymi i zaczynają zauważać, jakie oszczędności niesie ze sobą stosowanie nowoczesnych form komunikacji  -  coraz częściej przekonują się do zakupu rozwiązań telekonferencji, bądź telepresence.