Przygotuj się na negocjacje

W konsekwencji do ważnych spotkań przygotowuje się często w ostatniej chwili, często późno w nocy, bądź tuż przed spotkaniem. Tymczasem przygotowanie jest bardzo istotnym procesem mającym wpływ na efekt negocjacji. 

Skuteczne negocjacje pozostawiają wygrane obie strony. Na ich wynik wpływ ma wiele czynników. Jednym z nich jest właśnie przygotowanie, a jego brak może być przyczyną niekorzystnie podpisanej umowy. Warto zatem odpowiednio się przygotować do negocjacji.

Szkoły negocjacji

Są dwie szkoły negocjacji. Jedna z nich mówi, że w procesie negocjacyjnym przygotowanie do rozmowy jest bardzo istotne, druga z kolei twierdzi, że istotniejszą jest umiejętność radzenia sobie z emocjami. Zwolennicy pierwszej teorii przekonują, że przygotowanie odgrywa niezwykle istotną, kluczową rolę w całym procesie, a przygotowaniom należy poświęcić 80 proc. czasu, natomiast pozostałe 20 proc. to dyskusje przy stole negocjacyjnym. Dla zwolenników drugiej teorii to proces komunikowania się, percepcja i umiejętność wykorzystywania emocji i radzenia sobie z nimi są tymi czynnikami, które decydują o wyniku negocjacji.
Oba te działania i umiejętności mają miejsce w każdym procesie negocjacyjnym – najpierw musimy się przygotować, a następnie poradzić sobie z partnerem podczas prowadzonych rozmów. Jednak nawet najlepszy negocjator, który potrafi zastosować różnorodne sztuczki socjotechniczne może popełnić błędy, jeśli nie będzie przygotowany. Psychologia, choć nadal ważna – jest użyteczna w momencie spotkania z partnerami.
Nikolay Kirov, dyrektor ds. Inicjatyw Strategicznych i Programów Edukacyjnych Centrum Doradztwa i kształcenia Menedżerów i członek zarządu Strategic Negotiators sp. z o. o. przyznał, że w tym sensie nurt harvardzki (akcentujący silniej konieczność przygotowania do negocjacji) zasługuje na większą uwagę, ponieważ znajomość technik socjotechnicznych bez odpowiedniego przygotowania nie może zagwarantować uniknięcia błędów. Nie neguje jednak psychologii w procesie negocjacyjnym podkreślając, że i ona ma swoje zastosowanie w odpowiednim czasie – w momencie spotkania z drugą stroną.

Kompromis?

Większość menedżerów nie ma czasu na przygotowanie do rozmów. Większość swego czasu muszą bowiem poświęcić na działanie. Dojazd do firmy, odbieranie telefonów, odpisywanie na maile – to czynności, które zabierają czas. Niestety, przygotowanie do negocjacji wymaga czasu na myślenie, a nie działanie. Jeśli w biegu chwytamy dokumenty i analizy, których nie mieliśmy czasu przeczytać i liczymy na to, że jakoś to będzie, musimy liczyć się z tym, że podpisana umowa może okazać się kompromisem, z którego nikt nie jest zadowolony. Często jest tak, że menedżer ma wówczas poczucie, że gdyby wcześniej zgłębił temat, mógłby lepiej zadbać o swoje interesy. Jeśli druga strona również nie znalazła czasu na przygotowania – co często ma miejsce – wówczas rozmowy dotyczą przede wszystkim ceny. Obie strony się targują, dochodzą do kompromisu. Żadna ze stron nie czuje satysfakcji, mogą pojawić się wzajemne pretensje, które wpływają na relacje.

Aby budować kontrakt, obie strony muszą być przygotowane – tak, by w prezentowaniu interesów długo- i krótkoterminowych, ekonomicznych, czy strategicznych umieć znaleźć istotne dla siebie punkty, które pozwolą wynegocjować dobrą umowę, nie ograniczającą się jedynie do prostego kompromisu.

Sukces w negocjacjach w czterech krokach

Szkoła harwardzka opisała podstawowe kroki w procesie przygotowawczym do rozmów:

• Pierwszym z nich jest określenie interesów swoich i partnera. Interesy to nie to samo, co stanowisko prezentowane podczas negocjacji. Swoje interesy najlepiej sklasyfikować według priorytetów. Pozwoli to uniknąć sytuacji, gdy najważniejsze z interesów zostaną pominięte, podczas gdy uda nam się zaspokoić te mniej istotne.

• Drugim krokiem jest zastanowienie się nad możliwymi alternatywnymi rozwiązaniami. Jakie działania będziemy musieli podjąć, gdy nie dojdziemy do satysfakcjonującego nas rozwiązania. Po spisaniu możliwych rozwiązań wybierzmy z nich najlepszą. Znając najlepszą alternatywę (BATNA) możemy być bardziej elastyczni w negocjacjach, możemy wynegocjować więcej, ponieważ koszt braku porozumienia nie jest już tak wysoki i nie usztywnia naszego stanowiska.
• Krok trzeci następuje po wyznaczeniu najlepszych alternatyw – to określenie na podstawie specyfiki branży i interesów stron kwestii negocjacyjnych, czyli spraw, względem których będziemy podejmować wiążące decyzje. Należy przygotować argumenty dla każdej z tych kwestii. Powinny być one niezależne od woli stron, zrozumiałe dla partnera. Przykład: jeśli jako argumentu użyjemy ograniczeń w budżecie możemy usłyszeć, żeby porozmawiać z osobami decyzyjnymi, dokonać przesunięć w budżecie etc. Ale jeśli powołamy się na zmianę kosztów surowców, zmianę kursu walut, inflację – partner nie będzie mógł tego zanegować.
• Krok czwarty: oferta wstępna. Po analizie naszych interesów, określeniu BATNA partnera i własnej, kwestii negocjacyjnych i argumentacji tworzymy ofertę wstępną. Proces ten powinien zając nam najwięcej czasu. Jest to podstawowy proces w przygotowaniach do negocjacji. Jeśli jest dobrze wykonany, a nasz partner równie dokładnie się przygotował – czas spędzony na rozmowach będzie krótszy, a końcowe ustalenia znacznie korzystniejsze.

Znajomość branży – wykorzystaj to!

Duże znaczenie ma również znajomość branży. Bez specjalistów w tym zakresie w zespole negocjacje nie będą mogły odnieść sukcesu. Nawet najlepszy negocjator poruszając się po nieznanej sobie dziedzinie może popełnić błędy składając propozycje, które mogą być nie do przyjęcia. Partner szybko pozna, że po drugiej stronie stołu negocjacyjnego zasiada osoba nieprzygotowana, co zaczyna wykorzystywać. Uniwersalny negocjator nie może być specjalistą w każdej dziedzinie, może nie rozumieć praw rządzących branżą, może nie umieć ocenić, które kwestie należy brać pod uwagę w negocjacjach, bądź jakie relacje panują między podmiotami. Ważne jednak jest umieć zadać właściwe pytania osobom, które są specjalistami w swojej dziedzinie, co pomoże uporządkować proces przygotowania i prowadzenia negocjacji.

Warto pamiętać, że gdy kończą się negocjacje i po podpisaniu kontraktu zaczyna się proces jego realizacji – mogą następować renegocjacje. Często pojawiają się dodatkowe ustalenia, czy zmiany w otoczeniu, które mają wpływ na warunki. Tak naprawdę negocjacje kończą się wówczas, gdy projekt jest zakończony, rozliczony, a strony się rozchodzą.

Czasem jednak partnerzy jeszcze w trakcie pierwszego kontraktu podejmują kolejne negocjacje dotyczące realizacji kolejnego projektu. Często mamy do czynienia z długookresowymi relacjami. Negocjacje mogą więc nigdy się nie zakończyć, ale na pewno warto dobrze się do nich przygotować.

Jeśli jesteś (są Państwo) zainteresowani tym tematem, prosimy o kontakt.
Dla partnerów programu Euro Renoma są przygotowane wyjątkowe pakiety promocyjne. Służymy radą i informacją dotyczącą każdego z wymienionych wyżej tematów.