Można zaobserwować wyraźną tendencję do doskonalenia się w zakresie time management. Wiele firm inwestuje w szkolenia w tym obszarze licząc na to, że pracownicy zapoznają się z kilkoma prostymi chwytami, które pozwolą na pogodzenie rosnących oczekiwań zarówno zawodowych, jak i prywatnych. Szkolenia i kursy te mają sprawić, że ich adepci staną się ekspertami w zarządzaniu czasem swoim i innych. Efektywność ta jest niewątpliwie korzystna dla każdej organizacji bez względu na jej wielkość, czy profil działalności.
Czas jako kapitał?
Znane jest powiedzenie, że czas to pieniądz. Jednak czasu, w przeciwieństwie do pieniędzy, nie można zmagazynować. Dlatego zarządzanie nim jest tak istotne. Jednak często można spotkać się z tym, że jest on niewłaściwie zarządzany i wykorzystywany, a w organizacji brakuje osób, które potrafiłyby zaplanować obowiązki w taki sposób, by czas stał się sprzymierzeńcem zespołu. W takiej sytuacji pomocne może okazać się szkolenie z zarządzania czasem. Szkolenie takie uczy, w jaki sposób efektywnie wykorzystywać czas, planować działania i maksymalizować efekty pracy.
Obecnie na wielu płaszczyznach można zaobserwować tendencję do dyspozycyjności, by móc wykonywać część obowiązków także w wolnym czasie.
Jeśli jednak zaczniemy traktować czas jako kapitał i zdobędziemy wiedzę w zakresie time management, to z pewnością uda nam się odzyskać czas wolny, a zatem i kontrolę.
Najczęstsze błędy
W bardzo wielu firmach można dostrzec problemy w zarządzaniu czasem. Często jest więcej zadań do realizacji niż ludzi, którzy mają je wykonać. Wkrada się chaos. Pracodawcy i menedżerowie nie szanują czasu pracy swoich podwładnych, a oni sami nie potrafią go efektywnie wykorzystywać.
Większość z nas nie bardzo wie, w jaki sposób efektywnie zarządzać czasem, na czym polega time management. Wielu pracowników wykonuje swe zadania chaotycznie, skupiając się na tych, których termin jest blisko. Długofalowe i skomplikowane projekty i przedsięwzięcia odsuwane są w czasie.
Innym częstym błędem jest pozwalanie na marnowanie czasu poprzez brak konkretnego harmonogramu. Wielu pracowników idąc do pracy na początku tygodnia nie wie, jakie zadania na nich czekają. Dzień zaczynają od porannej kawy, wymiany plotek ze współpracownikami, potem sprawdzają wiadomości w portalach informacyjnych. Czas ten można by jednak znacznie lepiej wykorzystać, jeśli mielibyśmy skonstruowany przejrzysty plan działania z wyznaczonymi zdaniami i czasem na wykonanie danego projektu, czy przedsięwzięcia.
Realizowanie planu pomogłoby uniknąć sytuacji, w której pracownik próbując nadgonić stracony czas staje się nadmiernie obciążony i traci wydajność. Aby zdążyć wykonać zadania, na które brakło czasu – zostaje w pracy dłużej, kosztem swojego życia prywatnego. Jednak staje się mniej chętny, mniej wydajny. Sytuacja taka może skutkować nawet wypaleniem zawodowym, stresem, a nawet chorobami i dolegliwościami takimi, jak: bóle głowy, nerwice, wrzody żołądka, choroby serca.
Aby uniknąć takiego stanu rzeczy, warto wprowadzić do firmy zarządzanie czasem.
Czas na szkolenia
Szkolenia z zakresu time management pozwalają zdobyć wiedzę, jak nadawać zadaniom i projektom priorytety, jak konstruować i realizować harmonogram, jak skutecznie radzić sobie z nadmiarem obowiązków. Kursy te cieszą się sporym zainteresowaniem wśród wyższej kadry menedżerskiej, czy wśród przedstawicieli wolnych zawodów.
W istocie kilka prostych nawyków pozwoli nam bardziej efektywnie wykorzystywać czas. Wykształcenie w sobie tych nawyków jest stosunkowo proste. Czasem jednak przydatna może okazać się pomoc osoby, która wskaże nam, jak tego dokonać - specjalisty prowadzącego szkolenia z zakresu time management, który posiada odpowiednie kompetencje i umiejętności.
Zarządzanie czasem – kilka praktycznych wskazówek
Zasady time management są w istocie bardzo proste, ale należy je umiejętnie zastosować. W zarządzaniu czasem nie chodzi o to, by wypełnić go w sposób maksymalny zadaniami, ale o to, by zaplanować czas w taki sposób, by realizacja zadań dała maksymalny efekt, przy jednoczesnym pozostawieniu czasu na odpoczynek.
Specjaliści w tej dziedzinie radzą, by podzielić swoje zadania według ważności. W pierwszej kolejności powinno się realizować te najważniejsze i najbardziej skomplikowane. Realizujemy więc te projekty, które są najważniejsze z punktu widzenia firmy i naszego. Na dalszych etapach realizujemy te zadania, które wymagają mniejszego zaangażowania, proste, łatwe do doprowadzenia do końca. Pozwala to wyeliminować stres odczuwany w ciągu dnia, gdy wciąż czujemy presję i widzimy przed sobą realizację skomplikowanych i trudnych obowiązków.
Warto wypisać wszystkie zadania, jakie mamy do wykonania. W trakcie pracy z pewnością pojawią się kolejne, które również powinniśmy dopisać do naszej listy. Takie wypunktowanie obowiązków i zadań nie tylko pozwala szybko skontrolować, co jeszcze zostało do zrobienia, ale również zwiększa motywację, by „pozbyć się” kolejnego punktu, zwiększa się więc prawdopodobieństwo ich realizacji. Listę taką warto wykonywać regularnie, na przykład co tydzień, dopisując do niej kolejne pozycje.
Listy te są narzędziem time management.
Uzupełnieniem tych metod jest również podział zadań na ważne i nieważne oraz pilne i niepilne. W pierwszej kolejności realizujemy zadania ważne i pilne. Tę konieczność wykonywania zadań najważniejszych w pierwszej kolejności podkreśla wiele zasad obowiązujących w skutecznym zarządzaniu czasem.
Zwiększona efektywność pracowników to wymierny efekt wprowadzenia zarządzania czasem. Korzyść ta jest obopólna, bowiem jej beneficjentem jest nie tylko pracodawca, organizacja, ale także sam pracownik, który ma więcej wolnego czasu.
Jeśli jesteś (są Państwo) zainteresowani tym tematem, prosimy o kontakt.
Dla partnerów programu Euro Renoma są przygotowane wyjątkowe pakiety promocyjne.
